Das es im Geschäftsleben nicht so häufig vorkommt, dass man sich auf die Suche nach einem neuen Büro begibt, fällt es einem manchmal schwer, den gesamten Prozess der Anmietung eines Büros zu überschauen.
Daher geben wir Ihnen hier einen kurzen Überblick über die wichtigsten Schritte:
Formulierung des Mietgesuchs
In Abhängigkeit von den geschäftlichen Erfordernissen planen Sie zunächst, wo sich das neue Büro befinden könnte und prüfen, wie wichtig dabei Infrastruktur und Verkehrsanbindung sind.
Sie prüfen, wie groß die Fläche sein muss, wie viele Mitarbeiter Sie unterbringen möchten, welche Anforderungen an die Fläche zu stellen sind. Hier können Sie auch schon festlegen, wie wichtig bestimmte Ausstattungsmerkmale sind.
Dabei ist es vorteilhaft, zwischen "Soll-" und "Kann-Merkmalen" zu unterscheiden, also festzulegen, was unbedingt erforderlich ist und was gut wäre, aber nicht unbedingt erforderlich.
Letztlich ist auch Klarheit über das Miet-Budget notwendig, wobei hier eine unmittelbare Verbindung zum Lagewunsch und zur Qualität der gewünschten Fläche besteht.
Prüfung von Mietangeboten
Entweder haben Sie im Internet die Angebote geprüft oder von uns einige Vorschläge in Form von Exposés erhalten. Nun prüfen Sie, welche Objekte am meisten Ihren Vorstellungen entsprechen.
Nach Abwägung aller Vor- und Nachteile finden Sie entweder sofort Ihr ideales Büroobjekt oder treffen eine Auswahl an Objekten, die Sie besichtigen möchten.
Besichtigung des/der Objekte(s)
Bei einer Besichtigung lernen Sie das Objekt genauer kennen. Jetzt können Sie prüfen, ob die Lage den Erwartungen entspricht, ob die angebotene Bürofläche Ihren geschäftlichen Erfordernissen entspricht oder an diese angepasst werden kann.
Planung des Büros
Nach der Auswahl der passenden Fläche planen Sie Ihr zukünftiges Büro. Oftmals steht Ihnen dafür ein Architektenteam des Vermieters zur Verfügung.
Verhandlung des Mietvertrages
Gemeinsam mit dem Vermieter werden die Konditionen des Mietvertrages verhandelt. In der Regel erhalten Sie für die Detailprüfung einen Vertragsentwurf. Nach Erarbeitung einer konsensfähigen Lösung wird der Vertrag von beiden Vertragspartnern unterzeichnet.
Nach Unterzeichnung des Mietvertrages müssen Sie sich um die Mietsicherheit kümmern, da diese Bedingung für die Übergabe der Bürofläche ist.
Ausbau bzw. Umbau der Bürofläche
Wenn Sie ein Büro gemietet haben, welches für Sie neuausgebaut oder umgebaut wird, beginnt jetzt die Phase, in der die vertraglich festgelegten Eigenschaften der Bürofläche realisiert werden.
Je nach Projekt erfordert der Aus- und Umbau ggf. Ihre aktive Mitwirkung. Vor allem die EDV-Verkabelung die meist Mietersache ist, muss von Ihnen beauftragt und installiert oder (bei Vorhandensein) angepasst werden.
Umzugsplanung
In Abhängigkeit von der Größe des Unternehmens gestaltet sich die Planung des Umzuges entsprechend aufwendig.
Sie können eine Relocationfirma mit dem kompletten Umzugsmanagement beauftragen oder einfach mit einer Spedition den Umzug des Mobiliars organisieren.
Besonders wichtig ist die Anmeldung für die Einrichtung der Telekommunikationsverbindungen. Aber auch die Stromversorgung wird in der Regel vom Mieter beim Versorger beauftragt.
Bezug der neuen Bürofläche
Mit Übergabe der Fläche erhalten Sie das Recht zu deren Nutzung und übernehmen die vertraglichen Verpflichtungen (Mietzahlung etc.). Sie können den Umzug durchführen und arbeiten ab sofort in den neuen Büros.
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